貸し会議室には「会議室」という名前がついているものの、さまざまな用途があることをご存じでしょうか？ビジネスからレクリエーションまで、貸し会議室はさまざまなアクティビティに利用することができる、私たちの味方なのです。
人を集める必要がある場合、目的に合ったスペースを使う必要があります。業績の優れた会社で会議のスペースなど心配する必要がない場合を除き、多くの人々にとってスペースの確保は悩みの種です。貸し会議室はそんなスペース難民の解決策として機能します。
貸し会議室
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貸し会議室は、その名の通り「会議」に使える場所。お金を払って借りる会議室です。しかし、使い方はさまざま。ビジネス関連ならミーティングや入社試験、会社説明会、セミナーなど。プライベートユースならオフ会、忘年会、新年会など。通常は時間貸しで1時間単位の料金設定となっています。
貸し会議室が主にあるのは大都市の中心部で、JRや私鉄の主要駅から徒歩でアクセスできるなど、便利な立地にあるものが多いようです。これはやはり企業の利用が多いことが理由でしょう。一昔前であればホテルなどで開催していたセミナーなども、コスト削減が完全なトレンドになっている現在のビジネスでは、ほぼ無理な話。大企業ならいざ知らず、社内の無駄なスペースまで削減される流れの中、貸し会議室の利用価値は高まり続けています。
また、最近のオフィスビルならではの難しさも貸し会議室の利用に影響しています。厳重なセキュリティーから、取引先の担当者などがビルに入館するための手続きが必要なことが多く、煩わしさを避け、近場の貸し会議室を利用するケースが増えているようです。
リーマンショックを境にこの流れは強まっています。リーマンショックにより、大都市中心部のオフィスビルは空室率が急上昇。その空室を埋めるべく、そして企業からのニーズに応えるため、貸し会議室は増え続けています。
貸し会議室の用途
貸し会議室は、スペースの広さ、そしてさまざまな設備や備品が用意されているため、会議以外にもいろいろな使い道があります。便利な立地にあり、しかも時間貸しという分かりやすい料金設定。最近は仲間とのプライベートな集まりに、貸し会議室を利用するケースも増えています。
会議
貸し会議室は、その名の通り会議に適した場所です。貸し会議室には、イスや机など、会議に必要な設備は、既に設置されています。
要望があれば、イスや机のレイアウト変更などにも対応してくれます。また、プレゼンテーション用のプロジェクター、インターネット接続、オーディオ設備などは、多くの貸し会議室でオプションとして使用可能です。レーザーポインターやラップトップの貸し出しをしている貸し会議室もあります。ケータリングサービスを利用すれば、ランチやお茶菓子などを用意することも可能です。
パーティー
会議とは打って変わって「楽しい」貸し会議室の使い方。それがパーティーです。前述した通り、多くの貸し会議室ではケータリングサービスを利用することができます。会議の後に懇親会を開催しても良いですし、始めから宴会場として予約してもOKです。
各種試験・面接会場
企業の面接や検定など、試験会場として貸し会議室を使うことができます。
セミナー・講演会場
会社のセミナーや講演会の会場として貸し会議室を利用することも可能です。グループの勉強会など、比較的少人数でも使いやすい貸し会議室もあります。マイクや音響設備も整っているので、セミナーや講演会開催に困ることはありません。
カルチャースクール
セミナーや講演での利用が増えている貸し会議室ですが、カルチャースクールでの利用も増加しています。スクールは通常、数時間程度の利用になりますが、時間単位で利用することのできる貸し会議室は、まさにカルチャースクールに適したスペースだと言えるでしょう。
女子会
ケータリングサービスを利用可能な貸し会議室では、女子会を開くことができます。パーティーや宴会も、貸し会議室がバックアップします。
撮影・取材
貸し会議室の中には、スタジオを備えているところがあります。スタジオには照明や遮音設備が整っているので、写真や動画の撮影に適した環境となっています。また、インタビュー、記者会見の場所としても貸し会議室を利用することができます。メディアなど、不特定多数の人が出入りするイベントは、最近のオフィスビルではセキュリティー面の問題もあり難しくなってきています。貸し会議室であれば、煩わしい手続き無しで、すぐに利用することが可能です。
用途別のスペースレイアウト
ほとんどの貸し会議室では、用途に合わせてイスやテーブルのレイアウトを変更することができます。一般的なレイアウトについて少しご紹介しましょう。
スクール形式
学校の教室のようなレイアウトです。イスやテーブルは、すべて同じ方向を向いていて、登壇者がスピーチをやりやすい配置になっています。セミナーなどには向くレイアウトですが、ディベートなどを行う際には別のレイアウトにした方が良いでしょう。
対面形式
対面形式のレイアウトは、ディベートや商談に向いたレイアウトです。チーム対チーム、会社対会社といった感じでお互い顔をつきあわせる形で着席します。ただ、あまり人数が多い場合は、チーム内の連携が取りにくくなるため避けた方が良いでしょう。
コの字形式
コの字型にテーブルを配置して、テーブルが配置されない一辺にスクリーンなどを配置します。プレゼンテーションなどに向くレイアウトです。
アイランド形式
グループ毎に島のようにテーブルをセットする配置です。小学校における給食タイムのようなレイアウトになります。研修やワークショップ等に向いています。
貸し会議室が便利なポイント
貸し会議室には、利用を考えるべき大きなメリットがあります。
アクセス抜群
貸し会議室の多くは、主要都市の中心部にあります。駅から徒歩圏内にあるアクセス抜群のスペースも多く、イベント参加者の利便性を考えたロケーション選びが可能です。オフィス街には必ず貸し会議室があるといっても過言ではありません。「わかりやすさ」は、人を集めるイベントにとってはもっとも大切な要素です。貸し会議室の多くは、この大切な要素を満たしています。
必要な設備はレンタル可能
貸し会議室にはイスやテーブルは既に備わっていますが、会議やイベントに必要な他の備品についても、無料もしくは有料でレンタルすることが可能です。Wi-Fiは無料で使えることが多いようです。プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどは一通りレンタルでそろえることができますが、機材の持ち込みを許可している貸し会議室もあります。ラップトップを持ち込めば、すぐに会議やイベントをスタートすることができるでしょう。
会議以外にも使用できる柔軟性
既にご紹介した通りですが、貸し会議室の用途は会議だけではありません。ビジネス・プライベート問わず、さまざまな目的で使用することができます。
ケータリングサービス
ケータリングサービスと提携している貸し会議室もあります。宴会のほか、会議後の立食パーティー、ランチなど、利用者のニーズに合わせた形でサービスを提供してくれます。
貸し会議室には、ご紹介してきたように、さまざまな用途があります。ビジネスからプライベートアクティビティまで、その利用法はどんどん広がっています。
